Digitale Post

Die Digitalisierung von Briefpost ist ein wichtiger Schritt in Richtung eines effizienteren Arbeitsprozesses. Durch den Einsatz moderner Technologien können physische Briefe schnell und einfach in digitale Dokumente umgewandelt werden. Egal ob im Home-Office oder unterwegs - Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf ihre Post per E-Mail.

Die Vorteile der Digitalisierung von Briefpost liegen auf verschiedenen Ebenen. Der schnelle Datenfluss ermöglicht ein sofortiges Reagieren auf wichtige Informationen und optimiert den Workflow des Unternehmens. Durch die einfachere und schnellere Bearbeitung der Post werden Kosten gespart und Arbeitsmodelle wie Home-Office oder Remote Work unterstützt. Darüber hinaus verbessert die Digitalisierung die interne Kommunikation des Unternehmens.

Sicherheit

Wir legen enormen Wert auf die Sicherheit von physischer und elektronischer Post. Wir haben verschiedene Sicherheitsvorkehrungen getroffen, die uns bei der Auswahl der richtigen Mitarbeiter/innen sowie bei der Verarbeitung und Archivierung der Post helfen. Einige wichtige Punkte sind:

  • Background-Checks der Mitarbeitenden
  • Eigene sichere Server (On-Premise-Software)
  • Eingeschränkter und stark kontrollierter Zugriff auf die Server
  • PDF/A generierung
  • Verschlüsselte Übermittlung per SMTPS
  • Gesicherte Aktenschränke für die Archivierung
  • Sichere Aktenvernichtung (DIN 66399-2 P-5 oder höher)

Gerne digitalisieren wir für Sie!

052 262 25 38
patrik.nydegger@printimo.ch

Dienstleistung

Als langjähriger Postdienstleister für Großkonzerne und KMUs bieten wir neben der Digitalisierung ein umfangreiches Portfolio an Postdienstleistungen. Dank unserer umfassenden KnowHow und dem Angebot der digitalen Post sind wir ein erstklassiger Partner für alle postalischen Belange.

Auch kleinere Unternehmen können von unserem umfangreichen Wissen profitieren, da wir diverse Dienstleistungen bereitstellen. Diese reichen von einfachen Abhol- und Zustellservices bis hin zu massgeschneiderten Lösungen für das gesamte Dokumentenmanagement, einschließlich Input und Output.

Ablauf

  • Abholung der Post, Postfachleerung
  • Sortierung nach Firma, Abteilung und Kostenstelle
  • Aufbereitung der Post, z.B. durch Entfernung von Klammern, etc.
  • Scannen, OCR-Lesung und Generierung von PDF/A
  • Ermittlung des Dokumententyps durch KI/AI
  • Zuordnung der korrekten Empfänger durch KI/AI
  • Plausibilitätsprüfung durch Mitarbeiter/innen
  • Zuordnung der Post, die nicht durch KI/AI bestimmt werden konnte
  • Übermittlung der Daten via SMTPS
  • Archivierung in digitaler und physischer Form

Für Sie im Einsatz

Patrik Nydegger